Сегодня понедельник, 24.02.2020: публикаций: 1891
05.11.2019  Нужна ли аренда авто в командировке

Организация командировок – это сложный логистический процесс. Составление маршрутного листа для передвижения по одному или нескольким городам повышает расходы. Поэтому стоит проанализировать, нужна ли аренда авто в командировке, исходя из финансовой целесообразности и затрат времени.

 

Преимущества аренды авто для командировки

Главный плюс – это оперативность передвижения. Выполнив работу на одном объекте можно сразу переезжать на другой. В особенности это актуально, если запланирована командировка по нескольким населенным пунктам. Использовать такси или общественный транспорт в этом случае нерационально. Можно на поезде или самолете добраться до места назначения и здесь арендовать авто.

Другие преимущества:

·         перевозка оборудования, нескольких людей не скажется на расходах;

·         списание расходов по бухгалтерской и налоговой отчетности;

·         длительность проката – от 1 дня до нескольких месяцев.

Не нужно платить за износ, рассчитывать амортизацию для правильного списания расходов. Для составления отчетности достаточно приложить договор, акт приема-передачи и подтверждение оплаты. Но перед этим следует подобрать автомобиль, что бы его технические и эксплуатационные характеристики полностью соответствовали разработанным требованиям.

Как выбрать машину

Первое – определиться с целью командировки. Если планируется поездка для посещения деловых партнеров, рекомендуется выбрать авто представительского класса. Примеры подобных моделей можно посмотреть на сайте компании «Дилижанс» https://dilizhans161.ru/, предлагающей аренду легковых машин частным и юридическим лицам. Для остальных целей часто выбирают бюджетные машины.

Остальные параметры подбора:

·         тип – купе, внедорожник, седан;

·         вместительность;

·         объем багажника, если планируется везти груз;

·         расход топлива.

Последнее актуально, если будут поездки по городу или за его пределами по плохим дорогам. В первом случае выбирают седаны с небольшой мощностью и экономичным расходом топлива. Если важна проходимость или большой объем багажника, нужен внедорожник или хороший паркетник. Но цена аренды на подобные модели выше, чем у стандартных легковых автомобилей.

Бухгалтерская отчетность

Еще одно преимущество аренды авто для командировки – возможность оформления расходов по бухгалтерским проводкам. Для этого нужно заключить официальный договор. Соглашение найма может составляться с физическим или юридическим лицом. Это намного проще, чем оформлять аренду машины сотрудника, где необходимо рассчитывать амортизацию, страхование.

Что нужно учитывать при формировании отчетности:

·         составить официальный договор;

·         взять подтверждение оплаты – квитанции, выписки;

·         оформить акт приема-передачи.

Если заказывается прокат машины с водителем, нужно откорректировать документы. Расходы на аренду учитываются в налоге на прибыль. Оплата услуг вождения (водителю) рассчитывается как заработная плата с помесячной или другой оплатой. Это нужно отобразить в договоре и других отчетных документах. За состояние авто и его обслуживание отвечает арендодатель.

Произошло ДТП, что делать

При возникновении ДТП ответственность за восстановление авто остается за арендодателем. Одно из главных условий аренды – машина должна быть застрахована. Поэтому вопрос о компенсации нанесенного ущерба будет решать страховая компания. Если виновник аварии арендатор, есть большая вероятность, что он будет обязан частично или полностью оплатить все издержки.

Как только произошла авария, необходимо предупредить арендодателя, а далее действовать по правилам – вызвать ГИБДД, полицию, скорую помощь. Нельзя перевозить транспортное средство без одобрения полицейских, убирать или передвигать элементы авто.

Аренда легковой машины для командировки – это удобный способ решить транспортные проблемы. Важно соблюдать все правила проката, вовремя информировать представителей компании о нестандартных ситуациях.